¿Cómo organizar las órdenes de compra de tu restaurante?

Las órdenes de compra le dan organización a tu negocio de comidas y te permiten manejar mucho mejor el presupuesto. Conoce en esta nota qué debes tener en cuenta a la hora de organizarlas

Los restaurantes reciben muchos pedidos al día, cuentan con una gran afluencia de personas y además deben manejar una gestión de proveedores eficaz. En medio de estos procesos es importante contar con soportes que permitan entender en cuáles áreas se está empleando el dinero y qué función cumplen dentro del negocio. En este sentido, las órdenes de compra son una manera de organizar el presupuesto e identificar oportunidades de mejora a tiempo. 

¿Qué son las órdenes de compra? 

Comencemos con un breve resumen de lo que significa este término. Es un documento legal que los futuros compradores envían a los proveedores, su objetivo es ser el sustento por el cual se aprobará una transacción. Por otro lado, es una manera de dejar estipuladas cuáles serán las condiciones bajo las que se llevará a cabo cada pedido. 

No deben confundirse con las facturas, pues este es un soporte que da cuenta del producto o servicio que ya fue entregado y, por tanto, especifica el monto adeudado por el comprador. Aunque hacen parte de un mismo proceso, las órdenes de compra cumplen el rol de dejar estipulado cuáles son las expectativas sobre los bienes o encargos que se esperan adquirir. 

Los suministros de tu restaurante merecen una correcta gestión. A través de ella podrás evaluar cuál es la mejor opción, en dónde se están presentando costos inesperados e incluso evitarás problemas de comunicación con tus proveedores, pero, la creación de estos documentos también debe hacerse con información específica. Hablaremos de estas pautas más adelante. 

¿Cómo organizar las órdenes de compra?

Así como es importante crear estas órdenes adecuadamente, también lo es organizarlas y, en la medida de lo posible, fijar categorías que te permitan conocer a qué corresponde cada contacto. De hecho, cuando ya las manejes a la perfección podrás estipular cuál vendedor es el más cumplido, cómo se debe administrar la estipulación de costos y en sí, todos los aspectos relacionados con la gestión financiera. 

Una manera de organizar las órdenes de compra es generando flujos de trabajo. Algunos de ellos se pueden configurar automáticamente a través de programas diseñados específicamente para la gestión de negocios de comida. En caso de que prefieras una planificación manual, también es posible crear un esquema con todos los aspectos que debes tener en cuenta y que son particulares para tu negocio. 

En relación a lo anterior, es importante establecer cómo es el proceso de aprobación de la orden de compra y quiénes son los responsables durante cada etapa. Incluso, si tu restaurante, hotel o cafetería maneja procesos de diferentes marcas o en categorías distintas, es una buena idea nombrar a una persona que esté a cargo de evaluar estos documentos. 

Por otro lado, determina quien estará interesado en la aprobación o a quién impactará directamente. Así, evitarás comunicaciones innecesarias o confundir al personal del restaurante. Si tu meta es renovar una parte de la cocina industrial, este tema le compete al chef a cargo y al administrador de las finanzas, pero no será igual de relevante para los meseros o demás miembros que atienden a los comensales. 

Para finalizar con este apartado, designar jefes de departamentos alienados con tus objetivos empresariales es lo que hará que cualquier colaborador entienda cómo funciona ese flujo de órdenes de compra personalizado. Así, será más fácil denegar adquisiciones que no van acordes con la visión del presupuesto y aprobar aquellas que podrían representar un crecimiento o mejora para tu negocio.

Consejos para clasificar las órdenes de compra

Esto dependerá mucho de los procesos que se manejen al interior de tu restaurante. Una forma sencilla de realizar esta clasificación es partiendo de los departamentos más importantes para la operación. Por ejemplo, el área de cocina y de inventario deben ser de los puntos fundamentales, pero, si manejas un gran número de colaboradores, es importante tener en cuenta los requerimientos de recursos humanos. 

Por otro lado, si estás trabajando en fortalecer tu imagen digital, el departamento de marketing es posible que deba elaborar ciertas órdenes de compra para adquirir herramientas o plataformas que les permitan dar con los resultados que esperas. Esta será una planificación óptima si dentro de tu negocio hay áreas bien definidas. 

Una alternativa a considerar es crear subcategorías relacionadas con los grupos principales. Por ejemplo, en los suministros de comida puedes dividirlo por frutas y vegetales, proteínas animales o abarrotes. Incluso, si lo quieres simplificar aún más, también se puede separar entre los ingredientes para platos fuertes y bebidas.

Un consejo adicional para descubrir cuáles son las categorías más relevantes de tu negocio en particular es que tomes uno de los presupuestos de tus meses anteriores. Analízalo a detalle e identifica qué áreas se emplean con mayor frecuencia. Con este panorama podrás crear un primer bosquejo que te ayudará a organizar mejor la información. 

La buena noticia es que no es una camisa de fuerza, así que puedes irlo ajustando de acuerdo con las necesidades de tu negocio. Las celebraciones masivas como el Día de la Madre o la Navidad puede que requieran proveedores adicionales. No olvides estos gastos extra, para tenerlos presentes y originar una categoría adicional dentro de tus órdenes de compra.

¿Qué elementos debe tener una orden de compra? 

Incluir toda la información necesaria permite que, si en un futuro se debe hacer un reclamo, sea mucho más sencillo tanto para el vendedor como para el comprador conocer en qué parte estuvo la falla y cuáles acciones se pueden ejecutar para evitar estos inconvenientes en una próxima ocasión. Con esto en mente, lo que mínimamente tiene que estar estipulado es: 

1. Encabezado: en él deben ir los detalles de tu empresa como el nombre, la dirección y la información de contacto. Además, se debe incluir un número para facilitar la ubicación de pedidos actuales o pasados y la fecha en que se realiza la orden. 

2. Datos del vendedor: coloca el proveedor a quien le pedirás estos artículos, pon el nombre del contacto directo y la dirección de la empresa.

3. Detalles del pedido: en este apartado se incluye una descripción detallada de los artículos o servicios que adquirirás. Allí debes poner el nombre exacto de lo que necesitas, la cantidad específica y los precios actualizados. 

Si hace mucho no compras productos o se trata de un proveedor nuevo, debes solicitar una cotización antes. En la orden de compra se colocan los precios exactos, no los aproximados. 

4. Dirección de envío: aquí se especifica el lugar al que debe llegar el pedido y el nombre de las personas que lo recibirán. Añade información relevante para el repartidor como un número de contacto para reportar cualquier novedad con la entrega. 

5. Dirección de facturación: inclúyela incluso si son iguales. Algunas empresas manejan sitios distintos para consignar estos datos, pero dejarlo claro en la orden de compra evitará malentendidos a largo plazo.

Ahora que tienes claro cómo se pueden organizar o clasificar las órdenes de compra y sabes cuáles son los datos que sí o sí debes incluir, es momento de que pongas en práctica toda esta información. Así, podrás mejorar la gestión financiera de tu restaurante y conseguir que tus operaciones siempre estén con la calidad y el rendimiento que esperas. 

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Fuentes: 

https://blog.hubspot.com/sales/purchase-order

https://www.restaurant365.com/blog/how-to-properly-purchase-order-and-r…

https://www.zoho.com/finance/essential-business-guides/expense/purchase…

https://www.spendesk.com/blog/purchase-order-processes/