¿Cómo realizar un control de inventario de productos?

Para garantizar sabores deliciosos y experiencias agradables es necesario asegurar que los ingredientes, materia prima e insumos se mantengan en constante rotación. Acá te contamos como lograrlo.

La frescura y calidad de los platos se garantiza con ingredientes que estén siempre en las mejores condiciones, así mismo si querés ofrecer una experiencia memorable nada mejor que garantizar que el entorno en que estarán tus clientes siempre sea agradable. ¿Cómo ordenar toda esta información? Fácil, creando un control de inventario de tus productos. 

En esta nota de NESTLÉ PROFESSIONAL® te contaremos qué es, cuáles elementos debes tener en cuenta, el paso a paso para crearlo adecuadamente y los beneficios de un control de inventario que te ayude a enfocarte en lo que está funcionando y en las cosas que debes mejorar. 

¿Qué es un inventario de productos? 

Un inventario de productos en la industria de restaurantes, hoteles y cafeterías es una lista de todos los artículos almacenados en la cocina, bodega y áreas de almacenamiento. Se trata de una herramienta de gestión que mantiene un registro de las cantidades compradas, las utilizadas y las restantes.

En este documento se incluyen todos los productos necesarios para la preparación de alimentos, el equipamiento, los suministros y los productos de limpieza. El control de inventario es fundamental para el éxito de los restaurantes, hoteles y cafetería, pues, bien gestionado permite a los gerentes determinar la cantidad exacta que se necesita para satisfacer las demandas de los clientes, asegurar la frescura de los alimentos y controlar los costos de los artículos comprados.

¿Qué elementos tiene un inventario de productos?

Un inventario de productos debe incluir los elementos que te comentaremos a continuación, con esta información clara el control es mucho más fácil de realizar y podrás evaluar en dónde se está gastando mayor dinero del presupuestado o cuál es el artículo que brinda el mejor costo-rendimiento. 

• Nombre y descripción del producto:

Es una forma práctica de reconocer para que sirve el producto, en qué se utiliza y cuál es su categoría. En este apartado es mejor ser específicos y, en la medida de lo posible, evitar las generalidades. 

• Cantidad de productos en existencia:

Este número permitirá en el control posterior identificar, junto al resto de información recopilada, la frecuencia de uso de cada artículo. 

• Costo unitario y total:

Estos datos son fundamentales para conocer qué tan bien se ha manejado el presupuesto y en qué áreas se pueden aplicar mejoras para evitar desperdicios de dinero. 

• Fecha de compra y de vencimiento:

Estos datos están directamente relacionados con la frescura y calidad del producto. Llevar un control de lo que se adquirió hace tiempo y lo que está próximo a caducar permite identificar cómo es la rotación. 

• Proveedor:

Los distribuidores son esenciales para el funcionamiento de los establecimientos de comida, en este sentido, es necesario asociar los productos a quien te los ofrece para identificar quienes han garantizado la mejor calidad a lo largo del tiempo. 

• Nombre del responsable:

Acá se pueden colocar tanto los asignados en el interior del restaurante como el que está a cargo desde la empresa del distribuidor. Este orden es importante para conocer quiénes son los encargados y deben responder por cada artículo.

¿Cómo crear un control de inventario efectivo?

El control de inventario se puede realizar usando diversos sistemas que clasifican la mercancía y contribuyen a reconocer cuáles son las que se deben mover rápidamente, qué artículos escasean y en qué áreas es necesario invertir más. Teniendo en mente este objetivo, existen algunos esquemas que podés poner en práctica dentro de tu restaurante, entre ellos están: 

1. Método PEPS

Esta herramienta se basa en identificar cuáles son los primeros artículos en llegar para que sean los primeros en irse. A través de esta metodología, los establecimientos de comida pueden mantener la frescura y garantizar que sus platos ofrezcan un sabor de alta calidad, más si se trata de preparaciones con ingredientes perecederos. 

2. Seguimiento de lotes

En el caso de los restaurantes esta herramienta se basa en organizar los artículos de acuerdo con su fecha de producción o categoría. A través de este método de planificación se puede obtener información como en qué se utilizarán los ingredientes, cuándo caducarán y de dónde provienen. 

3. Inventario de justo a tiempo 

Aquí las empresas tienen claro qué tipo de productos tienen y cuáles son las cantidades necesarias para pedir a medida que sea necesario en lugar de tener existencias muertas que, si no se emplean, pueden deteriorarse u ocasionar una pérdida de dinero mayor. 

4. Manufactura precisa

En esta gestión se suman diversas prácticas que, en conjunto, permiten reducir los desperdicios y eliminar actividades que no le agregan valor a la cadena de producción. Por ejemplo, puede que comprar porciones individuales de carne sea más costoso que adquirir una pieza individual para racionarla en trozos más pequeños después. 

5. Stock de seguridad

A través de este método se busca contar con unidades adicionales necesarias para tener un inventario disponible en caso de una interrupción en la cadena de suministro. También está diseñado para manejar escasez y cumplir con las demandas de los clientes. En estos casos el objetivo es evitar desabastecimientos y pérdida en ventas.

Existen otros métodos para controlar el inventario que podés investigar y conocer por ti mismo, en esta nota te hablamos de los 5 principales. Analízalos de acuerdo con tu situación en particular y probá cuál es el que funciona mejor. De hecho, algunos aumentarán su eficacia si se complementan entre sí. 

Otra idea es intentar con programas de software que realizan pronósticos automáticos y te ayudan a analizar el inventario sin mucho problema. Indagá si es una alternativa viable para ti o, si es una herramienta que no podés costear, entonces creá una plantilla completa que todos los responsables conozcan. 

El control de inventario es, sin duda, una herramienta esencial para el éxito de los restaurantes, hoteles y cafeterías. A través de ella, los gerentes o encargados del área podrán determinar la cantidad exacta de productos que necesitan para satisfacer las demandas de los clientes, optimizar la producción y asegurar que los alimentos servidos sean de la mejor calidad. 

Y ahora qué sabés cómo manejarlo, ¿de qué manera podés garantizar recetas de calidad? La respuesta es NESTLÉ PROFESSIONAL®. Contamos con un portafolio de alimentos y bebidas diseñado especialmente para brindarte sabor y calidad en cada bocado. 

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Fuentes: 

https://www.bigcommerce.com/articles/ecommerce/inventory-management/#in… 

https://datamyte.com/methods-of-inventory-control/

https://pos.toasttab.com/blog/on-the-line/restaurant-food-inventory-101

https://www.webstaurantstore.com/article/138/restaurant-inventory-manag…